Lorsqu’un propriétaire d’immeuble et un locataire signent un bail, l’avant-dernière étape consiste généralement à ce que le locataire signe le bail et le remette au propriétaire. Ensuite, le propriétaire contresigne et remet le bail contresigné au locataire. Chaque partie dépose le bail entièrement signé dans son dossier et les parties partent vivre leur vie immobilière.
Une affaire récente à New York indique qu’un propriétaire doit faire quelque chose de plus s’il veut pouvoir faire valoir le bail contre le locataire. Il ne suffit pas que le propriétaire soit en mesure de prouver que le locataire a signé le bail et que le propriétaire dispose d’une copie du bail signé. Au lieu de cela, le propriétaire doit également montrer que le locataire a reçu une copie du bail final signé. Cela se produit généralement automatiquement chaque fois que les parties signent un bail, bien sûr, surtout si des avocats sont impliqués. Mais parfois, cela ne se produit pas, de sorte qu’un propriétaire n’aura pas nécessairement de preuve réelle que cela s’est produit. L’affaire récente suggère que tout propriétaire doit créer et conserver cette preuve dans le dossier.
Dans le récent litige de New York, le propriétaire d’une entreprise a conclu un bail avec une société il y a longtemps. Il a expiré. La société a été dissoute, mais l’entreprise est restée dans l’espace et a continué à payer un loyer. À un moment donné, les parties ont négocié un accord de prolongation de bail. Dans ce document, l’unique actionnaire et propriétaire du locataire d’origine a convenu qu’il était en fait le locataire en vertu du bail depuis des années et qu’il resterait le locataire en vertu du bail à l’avenir. Il a apparemment signé le contrat de prolongation de bail et l’a rendu au propriétaire.
Lorsque la prolongation de bail est devenue en défaut, la personne qui l’avait signée a affirmé qu’il n’avait jamais reçu une copie de la prolongation signée. Le propriétaire n’a pas pu prouver qu’il avait donné à l’individu l’extension signée.
Le tribunal a déclaré : « un domaine à bail ne peut être cédé sans une remise légale du bail dûment signé au locataire ». Le fait que le locataire individuel soit resté dans l’espace, payant un loyer pendant des années, n’a rien changé, a estimé le tribunal. C’est parce que l’occupation et le paiement de l’individu correspondaient au fait qu’il était simplement un locataire au mois sans bail. En conséquence, le propriétaire ne pouvait pas faire valoir la prolongation du bail contre le locataire individuel.
Logiquement, le tribunal aurait pu statuer différemment, bien que la jurisprudence appuie l’approche du tribunal. Par exemple, si un locataire retourne un document de bail signé au propriétaire, on pourrait raisonnablement imposer au locataire la charge d’exiger une copie du document contresigné peu de temps après l’avoir remis au propriétaire. Si la copie contresignée n’est pas fournie, les principes de droit commun permettent au locataire de retirer sa signature en donnant un avis à cet effet. Si le locataire ne l’a pas fait dans un délai raisonnable, il serait alors raisonnable de supposer que le locataire a reçu un bail contresigné et qu’il est entré en vigueur.
Au lieu de cela, le tribunal a forcé le propriétaire à prouver que le locataire avait reçu le document signé. Ce n’est pas difficile à faire, surtout si le propriétaire demande à son avocat de s’en occuper. Cependant, tous les propriétaires ne le font pas. Parfois, les parties signent leur bail en personne et tout le monde repart avec un bail signé. Il n’y a aucune preuve que quelqu’un ait reçu une copie du bail, à moins que le propriétaire n’enregistre la procédure. Indépendamment de la façon dont le locataire reçoit sa copie du bail signé, un propriétaire typique ne conservera très probablement pas de registres adéquats pour prouver que cela s’est produit.
L’obtention d’une preuve de livraison d’un bail signé crée un ajout contre-intuitif au processus de signature du bail. C’est une bonne mesure d’entretien ménager. La plupart des propriétaires ne le considèrent probablement pas comme étant d’une importance cruciale. Il semble qu’ils se trompent à ce sujet.