Il y a environ 10 ans, j’ai écrit un article soulignant que dans le monde de l’immobilier et dans celui des affaires, les gens semblaient s’éloigner des appels téléphoniques spontanés. Au lieu de cela, les appels téléphoniques faisaient souvent l’objet d’une planification et d’une préparation élaborées, le tout par courrier électronique. Deux personnes peuvent avoir besoin de 20 e-mails pour se mettre d’accord sur la nécessité d’un appel téléphonique, l’ordre du jour de cet appel, le bon moment pour le convoquer et qui serait réellement à l’origine de l’appel. Ensuite, lorsque l’heure importante prévue pour l’appel téléphonique arrivait, cela ne fonctionnait souvent pas parce que quelque chose d’autre se produisait. Dans mon article, j’ai suggéré qu’il pourrait être logique de prétendre que nous sommes en 1974 et de simplement décrocher le téléphone et d’appeler quelqu’un.
Le monde n’a pas suivi ma suggestion. Au lieu de cela, au cours des années qui ont suivi, le courrier électronique n’a cessé de gagner en importance. Aujourd’hui, les appels téléphoniques sont moins courants que jamais et constituent davantage un problème organisationnel. Je reçois de plus en plus de mails demandant l’autorisation d’avoir une conversation téléphonique.
Lorsque je reçois ces e-mails, je ne réponds généralement pas en lançant le processus de planification des appels téléphoniques. Au lieu de cela, dans de nombreux cas, j’appelle simplement la personne immédiatement, et généralement avec succès. Dans d’autres cas, je pourrais répondre : « Bien sûr. Appelez quand cela vous convient. Si ce n’est pas le bon moment, je vous rappellerai. Dans ces derniers cas, généralement après un ou deux appels, nous réussissons à nous connecter et à avoir notre conversation. Dans l’ensemble, cela représente beaucoup moins de travail que d’échanger plusieurs e-mails pour planifier une conversation téléphonique.
En reconnaissance de ma bataille perdue, j’ai mis à jour mon bloc de signature électronique en ajoutant cette déclaration à côté de mon numéro de téléphone : « (pas besoin d’envoyer un e-mail au préalable). » Une minorité de personnes a répondu à l’invitation. Dans l’ensemble, les arrangements par courrier électronique pour planifier des appels téléphoniques sont encore plus fréquents, longs et complexes que jamais.
Il m’est venu à l’esprit que les appels téléphoniques spontanés et non organisés pourraient désormais être considérés comme impolis. Peut-être que je suis la personne aberrante et que je devrais simplement suivre le programme. Un récent diplômé d’une faculté de droit a déclaré que lorsqu’il a commencé son premier emploi, la première chose que son superviseur lui a dite était qu’il ne devrait jamais appeler qui que ce soit sans l’avoir d’abord organisé par courrier électronique. Je n’étais pas ce superviseur. Je ne suis pas prêt à accepter ce programme. J’ai cependant commencé à répondre à certaines propositions d’appels téléphoniques en offrant également au proposant la possibilité de planifier un appel s’il le souhaite. Je suis dans une entreprise de services, après tout. Je ne veux pas que mes clients se sentent indésirables.
Au cours des dernières années, il est devenu presque impossible d’amener quiconque à engager une conversation téléphonique. Chaque fois que je recommande un appel téléphonique rapide, spontané ou autre, pour résoudre un problème de négociation, les gens semblent de plus en plus penser que je suis simplement bizarre. Ils ignorent totalement que dans des négociations immobilières complexes, un appel téléphonique peut facilement remplacer 20 e-mails, le tout avec moins de risque de malentendu. Un appel téléphonique peut également vous faire gagner du temps et des efforts pour rédiger une série d’e-mails soigneusement nuancés pour présenter les problèmes et argumenter les positions.
Parfois, les gens avec qui je parle déplorent le fait qu’ils ont envoyé quelques courriels à quelqu’un sans réponse. Doivent-ils envoyer un autre e-mail ? Leurs e-mails sont-ils allés dans un dossier spam ? Ont-ils offensé le destinataire d’une manière ou d’une autre ? Utilisaient-ils la mauvaise adresse e-mail ? La personne a-t-elle quitté l’entreprise ou changé d’adresse e-mail ? Que doit faire l’expéditeur de l’e-mail ?
En réponse à toutes ces inquiétudes liées aux e-mails, je suggère souvent de décrocher le téléphone et de téléphoner à quiconque ne répondait pas aux e-mails. Dans la plupart des cas, je parviens finalement à convaincre ceux qui se tordent les mains que j’ai la bonne stratégie – quelque chose de totalement contre-intuitif auquel ils n’avaient jamais pensé une seule seconde. Cela finit généralement par fonctionner et cela ne prend pas très longtemps.
Malheureusement, je réalise maintenant que j’ai complètement perdu cette bataille. Le coup final est venu lorsque j’ai vu qu’un fournisseur de services incluait son numéro de téléphone dans son bloc de signature électronique, mais annonçait également : « Appels téléphoniques sur rendez-vous uniquement ». C’est peut-être maintenant la vague du futur. Mais je décroche toujours le téléphone et passe un appel téléphonique lorsque je souhaite avoir une conversation avec quelqu’un.
